W obrocie gospodarczym przedsiębiorcy często decydują się na zawieranie umów w formie ustnej. Umowy zawarte w takiej formie są w pełni ważne i wywołują skutki prawne. Problemy jednak zaczynają się gdy wykonanie umowy zaczyna odbiegać od wcześniej zaplanowanego sposobu lub wystąpią niezależne okoliczności, które krzyżują wykonanie umowy. W takich sytuacjach wcześniejsze wzajemne zaufanie przedsiębiorców kończy się, a sprawa najczęściej trafia do sądu. W jaki zatem sposób utrwalić postanowienia umowne, tak aby móc w przyszłości je egzekwować?
Dokument
Jak stanowi Kodeks cywilny dokumentem jest nośnik informacji pozwalający na zapoznanie się z jego treścią. Jest to otwarta definicja, która pozwala za dokument uznać zarówno płytę CD z danymi, jak i zapisaną kartkę papieru. Sama nazwa dokumentu nie ma znaczenia, albowiem treść (osnowa) dokumentu decyduje o tym jak należy zakwalifikować tekst utrwalony w dokumencie.
Forma dokumentowa
Stanowi najprostszą formę dokonywania czynności prawnych. Forma dokumentowa polega bowiem na złożeniu oświadczenia w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Klasycznym przykładem będzie tutaj wysłanie wiadomości e-mail z prywatnej skrzynki elektronicznej wraz z podpisem. Forma dokumentowa jest odformalizowana w porównaniu nawet ze zwykła formą pisemną i może być stosowana dla potwierdzenia zawarcia umowy pomiędzy przedsiębiorcami.
Potwierdzenie transakcji
Zawierając umowy, aneksy do umów przedsiębiorca powinien zadbać o potwierdzenie podstawowych warunków umownych. Jeżeli strony nie chcą zdecydować się na zawarcie klasycznej umowy, to optymalnym rozwiązaniem będzie przesłanie sobie nawzajem wiadomości e-mail z potwierdzeniem zawarcia umowy. Strony mogą również się umówić, że zmiany umowy dla swojej ważności wymagać będą dochowania określonej formy prawnej (np. formy dokumentowej).
Dowód w sądzie to wygrana
Jak mawiali Rzymianie słowa ulatują pismo pozostaje. Zastosowanie tej zasady widać szczególnie dobrze w postępowaniach sądowych. Dowód z dokumentu pozostaje najpewniejszy i najłatwiejszy do przeprowadzenia. Dysponując dokumentami można bez trudu udowodnić swoje racje. Warto pamiętać, że w sprawach cywilnych to na stronie inicjującej postępowanie spoczywa ciężar udowodnienia swoich racji. Nawet najsłuszniejsze roszczenia niepoparte dowodami mogą zostać oddalone przez sąd. Nie wystarczy zatem mieć racji, ale należy ją jeszcze umiejętnie wykazać. Dowód z dokumentów ma podstawowe znaczenie w sporach gospodarczych. W postępowaniach pomiędzy przedsiębiorcami sąd w pierwszej kolejności powinien oprzeć się na dowodach z dokumentów, a przeprowadzenie pozostałych dowodów (np. dowód z zeznań świadków) przeprowadzić wyłącznie, gdy pozostały niewyjaśnione sporne okoliczności sprawy sądowej.
Podsumowanie
Rozpoczynając nowe przedsięwzięcie biznesowe warto zadbać o utrwalenie najistotniejszych kwestii dotyczących współpracy gospodarczej. Szczególnie warto zadbać o spisanie kwestii, które w przyszłości mogą się okazać sporne pomiędzy przedsiębiorcami. Pamiętajcie, że umowy pisze się na czas wojny, a nie pokoju.
Kancelaria Migała we Wrocławiu świadczy usługi obsługi prawnej przedsiębiorców, w tym w przedmiocie przygotowywania i opiniowania umów. W swojej praktyce prawnej zajmuję się z powodzeniem reprezentowaniem przedsiębiorców w sporach sądowych. Zapraszam do nawiązania współpracy.
